Cette page décrit la procédure et les précautions à prendre pour supprimer le compte d'un utilisateur qui a quitté l'organisation. Il s'agit notamment d'éviter toute perte de données. Pour des compléments, voir aussi la page Attention au propriétaire.
Un prérequis à tout ce qui va suivre est de posséder les accès à un compte administrateur pour pouvoir afficher la liste des utilisateurs :
Une bonne première étape est de désactiver le compte de l'utilisateur, dès son départ. Il ne pourra plus se connecter mais tous ses dossiers et partages sont conservés.
La question de la suppression de compte pourra ainsi être traitée plus tard, sans risque pour l'organisation.
Les données sont réparties en deux catégories : celles que l'utilisateur "possède" (au sens de Nextcloud) et les autres.
1. Dossiers créés par l'utilisateur "à la racine"
Quand on supprime le compte, les dossiers possédés par l'utilisateur disparaissent également des comptes avec lesquels ils ont été partagés.
Pour conserver ces dossiers lors d'une suppression de compte, il faut soit transférer la propriété à quelqu'un d'autre (sur un autre compte), soit créer une copie des originaux sur un autre compte.
Option 1 : Transfert de propriété
Pour effectuer un transfert, il faut avoir accès au compte d'origine :
- soit avec les identifiants d'origine,
- soit en redéfinissant au préalable le mot de passe dans l'interface d'administration,
- soit au moyen de l'application "Impersonate" qui permet à un administrateur d'adopter une autre identité sans connaître les identifiants.
Une fois connecté dans le compte d'origine, on a la possibilité de transférer les dossiers un à un vers un autre utilisateur. Ce transfert permet également de conserver les partages éventuels, qui sont alors portés par le nouveau propriétaire. Les captures d'écran ci-dessous précisent le chemin à suivre.
⚠️ Il faut recommencer la manipulation pour chaque dossier à récupérer.
⚠️ L'utilisateur cible (le nouveau propriétaire) doit avoir assez de quota pour recevoir les dossiers.
⚠️ Il ne faut récupérer que les dossiers qui appartiennent à l'utilisateur
source, et non les dossiers qui lui sont partagés.
⚠️ Il ne faut pas récupérer des dossiers ou fichiers nommés CONFIDENTIEL ou PERSONNEL. La loi et le code du travail définissent que toute production dans le cadre d'une entreprise (ou asso) et/ou sur des supports de celle-ci lui appartiennent, excepté les dossiers et fichiers nommés CONFIDENTIEL ou PERSONNEL.
Attention : cette méthode ne permet pas de transférer autre chose que les dossiers/fichiers. Pour les autres données (notamment les agendas, carnets d'adresses, ou autres applications dans Nextcloud), il faudra faire des exports quand c'est possible.
Option 2 : Copie de dossiers
Cette option n'est pas conseillée, mais reste possible, par exemple si l'on a pas accès au compte à supprimer.
Pour copier un dossier partagé par un
compte à supprimer, il faut utiliser l'interface web avec un autre
compte ayant accès au dossier, choisir l'option "déplacer ou copier" sur
le dossier (capture 1) puis choisir la destination et cliquer sur le
bouton "copier" (capture 2).
2. Dossiers créés dans les espaces d'autres utilisateurs
Si l'utilisateur a créé du contenu dans des dossiers qu'il ne possède pas, alors la suppression du compte n'a pas d'impact sur ces documents-ci. En effet, l'utilisateur supprimé n'en est pas propriétaire.
En supprimant son compte, seuls ses dossiers seront supprimés (sauf s'ils ont été transférés au préalable). Les dossiers pour lesquels il est abonné sans être propriétaire ne seront pas supprimés, il en sera tout simplement désabonné.
3. Suppression du compte Nextcloud
Voir aussi la page : Attention au Propriétaire